Procedura di fatturazione elettronica

Con la locuzione fattura elettronica si identifica un documento informatico registrato in forma digitale attraverso modalità specifiche che permettono di salvaguardare l’integrità dei contenuti e l’univocità del soggetto che ha emesso la fattura, senza la necessità della stampa su carta.

Tutti i requisiti della fatturazione elettronica visti precedentemente sono garantiti, come si diceva, dall’apposizione del riferimento temporale e della firma elettronica attraverso l’utilizzo di sistemi EDI (Electronic data interchange).

Per riferimento temporale si intende quell’informazione associata ai documenti elettronici che ne attesta data e ora di creazione. Per lotti di documenti viene assegnato lo stesso riferimento temporale. La firma elettronica qualificata, come si è detto, è costituita da un insieme di dati, opportunamente associati tra loro, che garantisce la paternità unica di chi ha redatto la fattura elettronica.

Una fattura così costituita ha pieno valore legale come previsto dall’articolo 2702 del Codice Civile.

Fatture emesse da terzi

Nel caso in cui il titolare abbia incaricato un terzo dell’emissione del documento per suo conto, è necessario che l’origine e l’integrità del documento elettronico siano garantiti dal primo. Quest’ultimo ha anche l’obbligo di garantire che nella fattura elettronica siano inseriti il riferimento temporale e la firma elettronica qualificata.

Trasmissione elettronica della fattura

L’emissione della fattura si perfezione alla consegna nel caso di fattura digitale e nel momento della sua trasmissione nel caso della fattura elettronica.

Per trasmissione si intende l’invio del documento attraverso l’uso di processi informatici (trasmissione EDI, posta elettronica, telefax, modem). Affinché la trasmissione si determini è necessario, ovviamente, il consenso del destinatario.

Possono essere spedite e/o trasmesse tramite posta elettronica o altri sistemi sia le fatture tradizionali, in formato cartaceo, che quelle in formato elettronico.

Nel caso della fattura in formato cartaceo è necessario che essa si materializzi poi presso il destinatario proprio su di un supporto cartaceo. Il documento deve ovviamente essere conforme a quello a disposizione dell’emittente; non è però necessario che il documento sia reso immodificabile attraverso l’uso di firma elettronica qualificata e riferimento temporale.

Nel caso delle fatture elettroniche, la posta elettronica costituisce il sistema di trasmissione e quindi non si rende necessaria la stampa. I documenti devono però essere resi immodificabili tramite firma elettronica qualificata e riferimento temporale.

Conservazione

L’Agenzia ha stabilito che la conservazione delle fatture elettroniche debba essere effettuata entro 15 giorni dal ricevimento o emissione, restando invariati eventuali obblighi di registrazione.
La legge afferma che la conservazione deve avvenire nella medesima forma con cui è stata trasmessa la fattura elettronica.
Nel caso in cui quest’ultima sia spedita in formato cartaceo allora può essere conservata nello stesso formato.

Resta l’obbligo di utilizzare sempre la stessa modalità di conservazione per tutti i documenti della medesima categoria, obbligo valido sia per il mittente che per il destinatario.

Registrazioni IVA

Anche la fattura elettronica può essere inserita nei registri informatici entro sessanta giorni dall’effettuazione dell’operazione, ovviamente restando la ricomprensione delle fatture stesse nella liquidazione relativa alla data di effettuazione dell’operazione.

Anche le fatture elettroniche di acquisto possono essere memorizzate su supporto informatico.
In tal caso, non essendo possibile apporre il numero progressivo di registrazione sulle singole fatture ricevute, stante l’immodificabilità del documento elettronico, l’esigenza di individuare con facilità la fattura elettronica dovrà trovare necessaria soluzione nell’ambito del sistema di contabilità, attraverso l’associazione informatica della fattura ai dati annotati nell’apposito registro IVA.

Resta sottinteso che, sia con riguardo alle fatture di vendita che a quelle di acquisto, la registrazione operata mediante memorizzazione informatica, deve rispettare le disposizioni dell’articolo 25, del D.P.R. n. 633 del 1972, in base al quale dalla registrazione devono risultare la data della fattura, il numero progressivo, la ditta, denominazione o ragione sociale del cedente o del prestatore (o il nome e cognome se non si tratta di imprese, società o enti), l’ammontare imponibile e l’ammontare dell’imposta.

 

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