Controllare la posta elettronica non è sinonimo di produttività e lavoro. Ogni attività lavorativa, sia essa aziendale che professionale, è strettamente legata al risultato commissionato. L'attività principale è quindi strettamente finalizzata al raggiungimento dell'obiettivo prefissato. Tra le attività di tipo ausiliario, a supporto quindi dell'attività principale, può essere considerato l'utilizzo della posta elettronica. Controllare la posta elettronica con una periodicità "elevata", tutte le volte che arriva una email o comunque più di 10 volte in una giornata, arreca un danno alla produttività molto più oneroso del tempo impiegato allo stesso controllo.
Da un'analisi effettuata dalla Microsoft (link) sui propri dipendenti riguardo l'incidenza delle interruzioni e del multitasking sulle perfomance mentali, si evince che per ogni interruzione, email o telefonata, la media del tempo per riconcentrarsi sul progetto al quale si sta lavorando è di circa 15 minuti.
La soluzione a questo problema è confinare la gestione della corrispondenza via posta elettronica a pochi "blocchi di tempo" prestabiliti ogni giorno, decidendo, quindi, anche il tempo da impiegare a tale gestione.
La reperibilità via email, con poche eccezioni di tipo professionale, è un falso problema. Infatti solitamente si stabilisce un diverso protocollo di comunicazione per trattare i casi urgenti e lasciare tranquillamente da parte le email in attesa del "blocco di tempo" dedicato.
Malgrado l'argomento "produttività aziendale" meriti un migliore e più ampio approfondimento, è innegabile che l'inadeguato impiego delle tecnologie può rivelarsi controproducente; ciò anche a causa delle cattive abitudini quotidiane acquisite nel tempo, come ad esempio il controllare continuamente e ossessivamente le email, contribuendo così a disperdere ulteriormente le già frammentate energie lavorative e mentali. Per quanto si voglia dare la colpa alle tecnologie, l'origine del problema però è sempre la stessa: cattiva organizzazione e incapacità di definire correttamente le priorità da assegnare alle attività da svolgere. Le tecnologie non fanno altro che amplificare meriti e demeriti di un'organizzazione: non dimentichiamoci infatti che l'Information Technology è un processo aziendale di supporto, ormai essenziale e necessario, ma pur sempre di supporto. Non è e non deve diventare un processo aziendale primario, altrimenti si finisce per "incastrarsi" nelle procedure informatiche, per loro natura rigide, diventando inclini a compiere azioni scorrette, quali ad esempio la eccessiva frequenza con cui si controllano le email giornalmente.