22/06/2012

Il Workflow per la gestione degli ordini e-commerce: preparazione e spedizione della merce    

In un precedente articolo erano stati presentati i principali passi dell'intero flusso (workflow) di gestione di un ordine in una azienda che svolge attività di e-commerce.

Sinteticamente erano state individuate 6 fasi: 
Presa in carico dell'ordine del cliente. 
Verifica della disponibilità della merce (ed eventualmente Ordini a fornitore). 
Ricerca del materiale a magazzino.
Preparazione del materiale da spedire.
Spedizione della merce. 
Consegna.

Nell'articolo successivo sono state esaminate le  prime 2 fasi; in questo scritto analizzeremo invece le fasi successive, partendo dalla ricerca nel magazzino del materiale ordinato dal cliente.
Per questa attività è ovviamente molto importante una organizzazione razionale ed efficiente della merce all'interno del magazzino, soprattutto adeguata alle sue dimensioni ed alla quantità di merce gestita. Al solito, poi, avere a disposizione i giusti strumenti informatici può rappresentare un validissimo aiuto.

Oltre ad una gestione informatica delle ubicazioni, con l'indicazione nel gestionale aziendale delle aree in cui sono immagazzinati i prodotti,  può essere molto efficiente un meccanismo automatico che - sempre dal gestionale - stampi (in fase di chiusura della conferma d'ordine) direttamente in magazzino le etichette relative ai prodotti ordinati dal cliente. In tal modo le etichette stampate costituiranno automaticamente una coda di lavoro per gli addetti del magazzino, che si ritroveranno un'etichetta per ogni collo che dovranno ricercare ed appartare. Una volta apposta l'etichetta sul relativo collo si può passare al passo successivo, ovvero all'allocazione di questa merce nell'apposita area di magazzino riservata alla merce in partenza. Chiusa questa fase, l'OK da parte dell'addetto sulla disponibilità dei prodotti potrà determinare due situazioni diverse.

Nel caso in cui tutta la merce per la singola fornitura sarà stata appartata, verrà attivato il successivo step del workflow.

Potrebbe invece essere necessario attendere l'evasione di merce dal fornitore per completare la consegna; in questo caso si può prevedere al momento del carico a magazzino della merce ricevuta, una funzionalità nel software aziendale che assegni, in base ad una regola di prioriità (magari semplicemente temporale), i prodotti ricevuti ai singoli clienti che li hanno ordinati. A questo punto si può prevedere un meccanismo di stampa delle etichette come quello già descritto in precedenza, che porterà alla allocazione della merce direttamente nell'area della merce in partenza. 

Completata quindi (in un modo o nell'altro) tale fase precedente,  si passa alla preparazione della spedizione a carico degli addetti alle consegne. Saranno quindi verificati formalmente sia la presenza di tutta la merce, sia la qualità degli imballi, sia la eventuale opportunità di accorpare più prodotti in un unico  collo (soluzione di solito adottata per materiale poco voluminoso).

Terminata questa fase può essere dato l'OK per il successivo passo di spedizione della merce. Spesso tale fase prevede una prenotazione del servizio di spedizione con un corriere convenzionato; anche qui una soluzione software può venire in aiuto, prevedendo funzioni di esportazione di tutti i dati dei clienti necessari alla spedizione verso i sistemi di prenotazione on-line che solitamente mettono a disposizione le aziende che effettuano le consegne.Nel caso in cui la consegna sia invece a carico della stessa azienda, questa fase dovrà prevedere la creazione di una lista di carico da consegnare agli autisti.

L'approccio descritto in questi articoli nella gestione di un ordine e-commerce  dovrebbe limitare il numero di errori ed ottimizzare i tempi di chiusura dell'intero ciclo, dal momento della richiesta del cliente a quello della consegna di quanto desiderato.

 

 

 

 

Autore:
Arturo De Nigris
Arturo De Nigris

Tags: e-commerce, Software, workflow


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